Ferramentas para Organização

Nada é mais interessante do que arrumar o quarto, lavar a louça e limpar uma a umas as teclas do notebook quando você tem que estudar, certo? Isso quando não nos perdemos em “só mais um episódio” ou em “daqui a 15 minutos eu começo”. A nossa procrastinação geralmente tem início quando temos de realizar tarefas que nos provocam algum tipo de ansiedade, que, ao ser postergada, nos traz uma calma momentânea. Ela pode nem ser demorada ou difícil, mas nossa incapacidade de visualizá-la objetivamente faz com que seja adiada até não termos tempo suficiente para executá-la da melhor maneira possível. Por esse motivo, ser uma pessoa organizada, sabendo quando e como realizar seus afazeres, é um bom começo para evitar procrastinação e repetição de atividades desnecessárias.

Antes de falar das ferramentas disponíveis, é importante que você entenda como priorizar e administrar suas tarefas. A Caixa de Eisenhower e o Scrum são duas metodologias que podem te ajudar nesse processo.

A Caixa de Eisenhower: Priorização de tarefas

Dwight D. Eisenhower foi uma figura militar emblemática dos Estados Unidos durante a Segunda Guerra Mundial. Era conhecido por sua produtividade impecável, com exímia capacidade de administrar seu tempo e habilidade para entregar o que era necessário. Um de seus métodos mais famosos para obter performance tão notável é conhecido como a Caixa (ou matriz) de Eisenhower.

A Caixa é uma ferramenta de tomada de decisão bem simples de ser usada. Sua proposta é que você distribua suas tarefas nos seguintes quadrantes, conforme a Figura 1:

1º - Importante e urgente: tarefas de maior prioridade que devem ser executadas imediatamente;
2º - Importante, mas não urgente: tarefas que podem ser planejadas com calma e desenvolvidas a longo ou médio prazo;
3º - Urgente, mas não importante: tarefas que tem um prazo próximo ou uma data máxima para execução, mas que podem ser delegadas ou que não exigem muito esforço e dedicação;
4º - Não urgente e não importantes: tarefas que são o principal motivo de procrastinação, que podem ser adiadas ou eliminadas.

Figura 1: Exemplo de matriz de Eisenhower

A maior dificuldade desse método é entender a diferença entre importante e urgente. Tarefas importantes são aquelas relacionadas a algum compromisso ou objetivos que podem gerar consequências irremediáveis se não executadas, como fazer um trabalho escolar ou um relatório que seu chefe solicitou. Já as urgentes são aquelas que tem prazo próximo para ser entregues, ou que só acontecem até determinada data, como marcar uma reunião, comprar ingresso para um evento ou fazer uma inscrição.

Colocando em prática

Primeiro, liste as suas atividades e o prazo que você almeja realizá-las. Pode colocar qualquer coisa na sua lista, desde estudar para uma prova até arrumar o quarto ou lavar a louça, preocupe-se com a importância e a urgência delas depois. Quanto mais consciência de tudo que você faz, melhor. Tendo feito a lista, você pode encaixá-la na sua matriz, ou numerar por ordem de importância, o que for mais fácil de visualizar.

O ideal seria realizar as tarefas importantes e urgentes (1º quadrante) o mais rápido possível; passar a maior parte do tempo realizando as importantes, mas não urgentes (2º quadrante), para que elas não se tornem urgentes; se planejar para não gastar muito tempo realizando as urgentes e não importantes (3º quadrante), delegando-as quando possível; e ter o tempo certo para as não importantes e nem urgentes (4º quadrante). Por exemplo, decidir ver apenas um episódio por dia antes de dormir, em vez de “maratonar” a série em algumas horas e fazer nada além disso. Dessa forma, caso surja alguma tarefa urgente e importante, vai ser bem mais fácil encaixá-la na sua rotina. Do mesmo modo, não há sobrecarga de atividades porque você determinou um tempo para seu descanso, lazer, e execução de atividades físicas.

Scrum: Gerenciamento de tarefas

O Scrum é uma ferramenta de metodologia ágil desenvolvida por Jeff Sutherland, que como piloto de aeronáutica, conseguiu fazer um comparativo entre pouso de aviões com gerenciamento de projetos alegando que ambos não possuem uma fórmula fixa e exigem adequações até a sua finalização.

De forma geral, o Scrum é composto por um planejamento mensal (Sprint Planning Meeting) em que todos os objetivos do projeto e o que deve ser executado (Sprint Backlog) ao longo do ciclo são definidos. Após essa formalização, são feitas reuniões rápidas (de 5 – 10 min) diárias ou semanais para revisão e acompanhamento do que foi definido, em que são explicitadas as atividades que estão pendentes e o motivo da pendência, as que foram cumpridas, e as que estão em andamento. Ao fim do mês, é feita uma reunião final (Sprint Review Meeting) para que seja apresentado o que foi realizado durante o ciclo e os resultados obtidos.

É uma ferramenta muito conhecida no setor de tecnologia e amplamente utilizada no desenvolvimento de softwares, mas o foco desse texto é fazer uma adaptação genérica que possa ser aplicada na sua rotina de organização.

Colocando em prática

No início do mês (ou da semana), elabore um quadro conforme a Figura 2, pode ser manual com papéis adesivos, ou com algum aplicativo. Planeje as metas e atividades que você deseja realizar e coloque todas na primeira coluna “Fazer”. Ao fim de cada dia, você reflete rapidamente sobre o que você começou a fazer e coloca na segunda coluna “A fazer” e caso tenha concluído, coloque na terceira “Feito”. Bem simples, não?

Figura 2: Modelo de quadro Scrum

Ao longo da semana, você pode ir acrescentando mais itens na primeira coluna conforme forem surgindo. Além disso, pode colocar cores diferentes para tipos de tarefas diferentes. Ao fim do seu ciclo de planejamento, reflita sobre a sua organização, se o que não foi feito dependia apenas de você, quais fatores externos influenciaram no tempo de execução, se você está se comprometendo com mais coisas que é capaz de executar, e o que você pode fazer para contornar essas questões.

Algo interessante de ser feito é “quebrar” uma grande tarefa em outras menores para você entender bem de quanto tempo ela necessita. Por exemplo, para estudar para uma prova você precisa revisar textos recomendados, fazer uma determinada quantidade de exercícios ou fichamentos, e anotar suas dúvidas principais. Isso tudo vai demandar bastante tempo, que seria difícil de visualizar caso você tivesse escrito apenas “estudar para a prova”.
Com tudo isso em mente, podemos usar algumas ferramentas disponíveis para aplicar esses conceitos e conseguir nos organizar:

1) Listas e planilhas:

Quando se fala em organização, fazer listas são comumente a primeira sugestão a aparecer. Existem muitos aplicativos e plataformas diferentes para fazê-las. Como exemplos, podemos explicitar o Trello e o Microsoft To Do.

O Trello é um site de lista direcionado para aplicação do Scrum. Dentre suas funcionalidades, ele permite que sejam criados projetos pessoais ou em grupo, tem literatura interna para informações e possui aplicativo para celular. Já o Microsoft To Do é um aplicativo de listas vinculada a uma conta Microsoft. Ele permite que você adicione pessoas nas suas listas e uma infinidade de customizações.

De uma forma mais genérica, você ainda pode usar planilhas para organizações mais detalhadas ou que você precise fazer um orçamento, como planilhas financeiras, de viagem, fluxo de caixa. O Excel e o Google Sheets possuem uma biblioteca de sugestões que são bem úteis e podem ser facilmente adaptadas ao seu próprio gosto. Por fim, o Sticky Notes é uma alternativa para salvar lembretes ou fazer um quadro de Scrum bem simples na área de trabalho do seu computador.

2) Bloco de notas:

Os aplicativos de Bloco de notas possibilitam anotação de informações, organização de listas, fazer desenhos e anexar imagens. Dois bons exemplos são o Google Keep e o Evernote que podem ser acessados tanto pelo celular quanto pelo computador, ambos muito parecidos, variando em questão de interface e sincronização com outros aplicativos.

3) Agendas virtuais:

As agendas virtuais são grandes aliadas da organização digital. A Google agenda é a mais conhecida porque sincroniza com a conta Google, permite uma série de personalizações em como adicionar compromissos, e facilita na troca de celulares porque deixa suas informações salvas em nuvem. Caso a interface não te agrade, muitos aparelhos têm suas agendas específicas.

4) Agendas físicas:

Se você é fã de papelaria e gosta de um jeito mais tradicional de se organizar, os Bullet Journals podem ser uma ótima alternativa. Eles nada mais são do que um caderno para fazer anotações de forma mais rápida e livre. Muitas pessoas não se dão bem com agendas convencionais porque não conseguem distribuir os seus compromissos tão estaticamente, terminando o ano com muitas páginas em branco e mais nenhuma utilidade para elas. Com o Bullet Journal, você encontra seu jeito de organizar, pode abusar dos adesivos e das canetinhas, e, para ajudar, há muito conteúdo disponível para você se inspirar.

5) Organizadores de rotina:

Os organizadores de rotina são mais uma derivação de tudo que já foi falado, mas eles são particularmente úteis para quem tem pouco tempo antes de sair e ao chegar em casa.

1º - Pegue uma folha em branco e a divida em três partes: Rotina da manhã, Não esquecer antes de sair, e Rotina da noite.
2º - Escreva o que é imprescindível de ser feito de manhã: Escovar os dentes, tomar banho, se arrumar, tomar café e separar um lanche para tarde;
3º - Liste tudo que você não pode esquecer antes de sair de casa: as chaves de casa, carregador de celular, o celular, carteira e fone de ouvido;
4º - Escreva o que você deseja fazer de noite antes de descansar: Preparar a janta, arrumar a mochila para o dia seguinte e botar roupa para lavar.

Assim que acorda, você olha sua rotina e sabe exatamente o que deve fazer de manhã para não se atrasar, e caso durma até mais tarde, sabe o que deve priorizar. Depois, confere sua lista de “Não esquecer antes de sair”. Ao chegar em casa, olha sua rotina da noite, procura fazer o essencial, e já sabe que o que se não fizer, ficará para a manhã.

E agora?

Comece sua organização conforme se sentir mais confortável. Tenha em mente que você deve sempre respeitar seu tempo de descanso, os limites do seu corpo e a velocidade com que executa as tarefas. Trace metas possíveis ou até mesmo conservadoras, considerando efeitos externos ao seu controle para que você consiga cumprir o que se propôs. E, se mesmo assim não der, se perdoe, repense o que não deu certo e vá adaptando conforme a sua necessidade. A organização pessoal serve para aliviar um pouco a nossa ansiedade, ajudar na execução de tarefas e a lidar com imprevistos de forma mais natural. Não tem uma fórmula pronta, fixa e infalível, mas tentando e errando a gente aprende o que funciona para nós mesmas.

E você, o que faz para se organizar? Comente aqui suas maiores dificuldades para se organizar, que podemos ter outras publicações sobre assunto :)